Kirjallisuus- ja kulttuuriyhdistys Särö ry

Tietosuojaseloste

Tämä on EU tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen tietosuojaseloste.
Päivitetty 25.5.2018

Rekisterinpitäjä

Kirjallisuus- ja kulttuuriyhdistys Särö ry (Y-tunnus: 2059528-3)
Särö ry, Nilsiänkatu 10, 00510 Helsinki
www.sarolehti.net
sarolehti@gmail.com

Rekisteriasioita hoitava henkilö

Heikki S. Kekki
puhelin: 040 575 0475
sähköposti: tuki@sarolehti.net

Rekisterin nimi

Kirjallisuus- ja kulttuuriyhdistys Särö ry:n jäsen-, asiakas- ja yhteistyökumppanien rekisteri

Rekisterin pitämisen peruste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilö on yhdistyksen jäsen, on tilannut Särö-lehden tai kuuluu Särö-lehden toimitukseen, avustajiin, tukijoihin, jälleenmyyjiin, ilmoittajiin tai muuhun yhdistyksen yhteistyöorganisaatioon taikka vierailee yhdistyksen residenssissä.

Käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito lehden tilaajiin, yhdistyksen jäseniin ja yhteistyökumppaneihin, tilausten käsittely, laskutus ja arkistointi sekä residenssivierailujen käsittely ja arkistointi. Tietoja käytetään myös yhdistyksen tiedottamiseen, toiminnan kehittämiseen ja yhdistyksen tilastollisiin tarkoituksiin.

Rekisterin sisältämät tiedot

Etu- ja sukunimi
Ammatti/titteli residenssivieraiden osalta
Postiosoite
Puhelinnumero
Sähköpostiosoite
Tilaajatunnus digilehden osalta
Tiedot jäsenyysasioista, käsitellyistä tilauksista sekä residenssivierailuista
Henkilön edustaman yhteisön tai yrityksen osalta tiedot käsitellyistä tilauksista, ilmoituksista ja jälleenmyynnistä

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan henkilöltä www-lomakkeilla lähetetyistä tilauksista ja hakemuksista, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa rekisteröity luovuttaa tietojaan.

Tietojen käsittely

Henkilötietoihin on pääsy vain yhdistyksen henkilöstöllä, joihin kuuluvat Suomessa
- yhdistyksen hallitus
- toimistonhoitaja
- uutiskirjevastaava
 sekä Saksassa
- residenssi-isäntä ja -emäntä

Tietojen luovutus kolmansille osapuolille

Rekisterin tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille. Rekisterinpitäjä käyttää toiminnassaan ulkopuolisia palveluntarjoajia, jolloin käyttäjien antamia tietoja säilytetään palveluntarjoajien palvelimilla myös EU:n ulkopuolella kun käytetään järjestelmiä:

- Gmail, jota käytetään yhteydenpitoon ja tiedottamiseen ja jota käyttää yhdistyksen henkilöstö. Googlen tietosuojaseloste on luettavissa sivulla Tietosuoja.

- MailChimp, jota käytetään uutiskirjeen lähettämiseen ja tiedottamiseen ja jota käyttää yhdistyksen henkilöstö. MailChimpin rekisteriseloste on luettavissa englanniksi sivulla Privacy Policy ja tietosuojaselosteesta englanniksi sivulla About GDPR.

Tietojen suojaus ja säilytys

Rekisterin tiedot on suojattu tietoturvallisuudesta huolehtien lainsäädännössä edellytetyllä tavalla. Rekisterin tietojen käsittely on mahdollista vain henkilöille, joiden tehtäviin se kuuluu.

Henkilökohtaisia tietoja, kuten nimi, katuosoite, puhelinnumero ja sähköposti, säilytetään tarvittavan ajan, jotta voidaan täyttää tässä selosteessa kuvatut käyttötarkoitukset. Lisäksi joitain tietoja voidaan säilyttää kauemmin niiltä osin kuin se on tarpeen laissa asetettujen velvollisuuksien, kuten kirjanpitoa ja kuluttajakauppaa koskevien vastuiden, toteuttamiseksi ja niiden asianmukaisen toteuttamisen osoittamiseksi, sekä yhdistyksen tilastollisiin tarkoituksiin.

Rekisteröidyn pyynnöstä häntä koskeva henkilötieto voidaan poistaa tai anonymisoida yhdistyksen järjestelmistä. Poisto- ja anonymisointi-toimenpide on peruuttamaton, eikä tietoja voida palauttaa.

Vastustamis- ja tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä. On huomattava, että tällöin rekisterinpitäjä ei voi toteuttaa henkilötietojen käsittelyn tarkoitusta.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä tai tietojen poistamista.

Vastustamis- ja tarkistamispyyntö lähetetään sähköpostitse osoitteeseen tuki@sarolehti.net.

Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä mikäli pyyntö ei ole riittävällä tavalla yksilöity. Rekisterinpitäjä vastaa rekisteröidylle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa, viimeistään neljässä viikossa.

Jos huomaat, että käsittelyssä on puutteita tai se on lainvastaista, sinulla on oikeus tehdä asiasta valitus tietosuojaviranomaiselle: http://www.tietosuoja.fi/fi/.

— Palaa jäsenhakemukseen —